Bestyrelsens arbejde
Rammerne for bestyrelsens arbejde er defineret i vedtægterne §7-9 ”Foreningens ledelse”.
Bestyrelsen varetager den daglige ledelse af foreningen, som tegnes af formanden og et medlem af bestyrelsen. Generalforsamlingen afholdt i 2017 vedtog, at der gives et lovligt skattefrit honorar til hhv. formand, næstformand og kasser. Dertil kørselspenge for transport til møder i forbindelse med bestyrelsens arbejde. Hensigten er at understøtte de opgaver, som er forbundet med et ansvar, der er værdiskabende for foreningen og fællesskabet.
Bestyrelsens arbejde dokumenteres fyldestgørende for medlemmernes indsigt dels på hjemmesiden her, dels ved referater, beretning og dokumenter, som lægges på et fælles filarkiv – pt. Rush files.
Bestyrelsens arbejde gennemføres på en konstruktiv og loyal måde. Ved kontakt til eksterne parter, f.eks. advokater og entreprenører, som foreningen har et myndighedsmæssigt og/eller økonomisk mellemværende med, kommunikeres loyalt ift. bestyrelsen, medlemmer, de opgaver vi varetager og som er besluttet på generalforsamling og bestyrelsesmøder.
Bestyrelsens opgaver - som de er fordelt i perioden 2017 - 2019
Formanden:
Hovedansvarlig for drift af matrikel nr. 4a, Ll. Faurby By, Hylleholt, herunder:
- sikre, at nødvendige procedurer og opgaver løses og beslutninger tages
- sikre plan, materiale og gennemførelse af møder, herunder formandens beretning
- sikre nødvendig revision af vedtægter og ordensregler
- sikre kontakt og information til eksterne parter: rådgivende advokater,
- entreprenører, naboer, Faxe kommune, myndigheder m.fl.
- sikre kontakt og information til medlemmer
- skrive udtalelser på vegne af foreningen
Næstformand:
- håndtering af nabosager og vejadgang
- hegn og skel, plantninger og støttemure
- meddele regler til naboer og til foreningens medlemmer
- kontakt til Faxe kommune og til myndigheder
Kasserer:
- udarbejde regnskab, økonomistyring, budget til forelæggelse på GF
- betale regninger
- kontakt til bank
- sikre indbetalinger, - rykkere i den forbindelse
- CVR.NR. ansvarlig
- sikre, at der sker kontrol af økonomibilag inden GF
- opdatere kontaktinfo på medlemmer - medlemslistenSekretær:
- skrive referater af 4 bestyrelsesmøder
- skrive referat af generalforsamlingen
- skabeloner/layout på breve, referater, udtalelser
Fælles: Vedligeholdelse og udvikling af området i henhold til Plejeplan:
- grønne strand – kontakt til anlægsgartner, bestille opgaver i hht. plejeplan, holde øje med udførelse, holde budget
- hvide strand – kontakt til entreprenør, holde øje med udførelse, holde budget
- vejene – indhente tilbud på skiltning, udbedring mm.
- info om kloaksystem, skadedyrsbekæmpelse mv.
- fælles græsarealer, græsslåning et fælles ansvar
- skiltning vedr. brug af området, hunde i snor ect.
- hjemmeside skal indeholde relevant, opdateret information
- procedurer skal være opdateret
- juridisk bindende aftaler og dialog med naboer, tidssvarende og opdaterede
Bestyrelsen mødes typisk 4-6 gange om året, hvor der fremsendes dagsorden og eventuelle bilag 2-4 dage før mødet. Møderne følger en aftalt struktur ligesom årets opgaver er oplistet på en møde- og aktivitetskalender, der løbende opdateres.
Der er udarbejdet skabelon til aktivitets og mødekalender, dagsorden, referat, generalforsamlingsdokumenter samt breve.
Øvrige dokumenter og standarder lægges i udgangspunktet enten i bestyrelsens dokumentbibliotek eller på hjemmesiden.